¿Qué es la gestión de proyectos?

¿Qué significa la gestión de proyectos?

Todos gestionamos proyectos en nuestra vida privada: mudanzas, planificación de una boda o preparación de un viaje al extranjero, y algunos de nosotros debemos gestionar proyectos a gran escala en nuestra vida profesional.

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Y a veces, sin siquiera darnos cuenta.

¿Cuál es entonces la definición de la gestión de proyectos? Esa es la pregunta que respondemos en este artículo.

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Aquí hay ejemplos de proyectos profesionales muy diferentes que vienen a la mente:

Preparación de una misión humanitaria de un año en Vietnam;
Construcción de una casa para acoger a personas sin hogar;
Implementación de un nuevo software de gestión contable en un banco;
Lanzamiento de un nuevo tipo de galleta orgánica con propiedades dietéticas en un gigante agroalimentario;
Lanzamiento de un nuevo medicamento para la artritis en un gigante farmacéutico.

La gestión de proyectos también se llama a menudo gestión de proyectos. Este término se utiliza comúnmente en empresas multinacionales.

Las características comunes de cada proyecto son las restricciones de tiempo, costo y recursos.

Cuando un país recibe los Juegos Olímpicos, la fecha a respetar no puede ser pospuesta, por lo que algunos proyectos no pueden retrasarse. Otros son más flexibles en sus plazos.

Resumen1 ¿Cuál es la definición de la gestión de proyectos entonces?2 Da sentido a tus proyectos3 Software de gestión de proyectos4 Riesgos del proyecto5 Factores clave para el éxito del proyecto

¿Cuál es la definición de la gestión de proyectos entonces?

Es el conjunto de medios humanos y materiales para alcanzar un objetivo en un tiempo definido.

Para gestionar con éxito un proyecto, es necesario dividirlo en varias fases y ubicarlas en el tiempo.

En otras palabras, fijar una fecha de inicio y de finalización para cada fase se llama planificación de proyectos, y para algunos proyectos cuyos plazos son ajustados, algunas fases se superponen en el tiempo.

Más información sobre la planificación de proyectos

Para cada fase del proyecto, se asignan recursos humanos, es decir, las personas que poseen las habilidades requeridas para alcanzar los objetivos de la fase del proyecto. También deben definirse y supervisarse los costos materiales y humanos.

Más información sobre las fases de gestión de proyectos

Al gestionar un proyecto, es necesario preguntarse cómo está estructurado el proyecto, la naturaleza de la división del proyecto en subproyectos anidados, las tareas.

Sin mencionar la anticipación de las necesidades de recursos, la naturaleza y el control de esos recursos, y finalmente el seguimiento de costos y plazos.

Da sentido a tus proyectos

Antes de embarcarse en la gestión de un proyecto, es prudente hacerse las preguntas correctas: ¿cuáles son los verdaderos objetivos del proyecto?

Porque si das sentido a los proyectos en los que participas, trabajarás de manera más eficiente para lograr ese o esos proyectos.

Un software de gestión de proyectos

Para ayudarnos a gestionar un proyecto de la mejor manera posible y alcanzar los objetivos del proyecto, hay muchos softwares de gestión de proyectos disponibles en el mercado.

Te presentaré varios en este blog. Los más conocidos son Microsoft Project y Open Workbench. También he instalado un freeware llamado Gantt Project.

Riesgos del proyecto

Cada proyecto conlleva riesgos que es prudente anticipar y evaluar. La dimensión humana del proyecto es muy importante y no debe ser descuidada.

Por lo tanto, una gestión eficaz del proyecto también implica la gestión de los riesgos asociados al proyecto, es decir, los factores que pueden retrasar o obstaculizar el proyecto:

falta de recursos humanos adecuados a la naturaleza del proyecto,
absentismo o baja por enfermedad de una persona difícil de reemplazar,
falta de financiación,
etc…

Más información sobre la gestión de riesgos asociados a proyectos

Factores clave para el éxito de un

proyecto Aquí hay algunos factores clave para el éxito de un proyecto:

Un gestor de proyectos competente con un buen software de gestión de proyectos
Recursos humanos con habilidades adecuadas a la naturaleza de las tareas del proyecto
Asignación apropiada de un recurso a tareas que correspondan a sus habilidades
Presupuesto adecuado
Una buena motivación de todo el equipo del proyecto

Más información sobre la matriz de competencias para una mejor asignación de recursos.

Ahora que hemos discutido la definición de la gestión de proyectos, aquí en este blog, discutiremos cada aspecto con más detalle y, por supuesto, te mostraré ejemplos de proyectos exitosos a través de los testimonios de los jefes de proyecto.